AI實用小教室｜AI 填 PDF 表格教學：由百頁文件抽資料，填回原有 NM1

一份客戶文件有 100 頁，甚至數百頁。你要做的，是找出公司名稱、地址、日期及其他指定資料，逐項填進一張固定 PDF 表格。你把文件和空白表交給 AI，說「幫我填好」，它卻另外生成一張看起來很整齊的新表。

內容可能有部分正確，工作卻仍未完成：真正需要交出的，是指定版本的原表，而每項資料都要落在正確位置。

一位從事顧問工作的朋友，分享過使用 Copilot 時遇到這種情況。要完成這項工作，需要把「找出可靠資料」與「寫入原 PDF」接成一條流程，並逐格核對結果。

本文以香港公司註冊處的 NM1「押記詳情的陳述」作示範，帶你先用 Copilot 整理來源資料，再用免費 Adobe Acrobat Reader 把核對過的值填進原有 PDF 欄位。你不用先學寫程式，也不需要把原表重做一次。

以下使用公司註冊處公開 NM1 及合成練習資料，並非朋友的真實案件。本文聚焦文件操作；押記文書的法律解讀、適用欄位及正式遞交，由負責專業人士核定。

1. 先看原 PDF：它是哪一種表格？

先從發表機構下載現行表格，另存一份工作副本，保留原始空白表。本例可直接下載公司註冊處 NM1 可填 PDF。用 PDF 閱讀器開啟，點一下要填的空格，再看有沒有游標、可輸入的欄位或選取效果。

本次下載的官方 NM1 有可填寫欄位，本身不用先做 OCR。若你拿到的是平面表格，則可使用 Adobe Acrobat 的 Fill & Sign 填寫工具在原頁加字；仍要確認發表機構容許這種填法。把 PDF 轉成 Word、重排成新表，再輸出 PDF，會引入欄位移位和格式改動的風險。當原表格式必須保留，應選擇直接在原檔的工作副本填寫。

另一點要分清楚：Microsoft 365 Copilot 可分析 PDF 內容，這不等於承諾能把答案寫回原 PDF 欄位。本文讓 Copilot 負責整理資料，讓 Reader 負責填原表；若另外使用具有 PDF 編輯能力的工作環境，才進入後面的自動填寫做法。

2. 第一步：先讓 AI 看表格，列出要找甚麼

不要一開始便叫 AI「讀完幾百頁再填」。先只處理空白原表及其填寫說明：每格要的是甚麼、格式是甚麼、哪些可以留白。這一步相當於替之後的閱讀工作準備一張清單。

替每個欄位加一個簡單編號，例如 F01、F02。這是你和 AI 溝通用的編號，並不會印到正式表格上。若原 PDF 已有內部欄位名稱，也應另列出來；畫面上的「申請人姓名」未必等於 PDF 內部的欄位名稱。

提示詞使用聲明

本文提示詞以 NM1 及合成文件作示範。不同 AI 工具、模型版本及可用功能，以及不同表格的欄位、格式與填寫要求、來源文件的內容、版本和清晰度，都可能影響結果。請按實際情況調整提示詞，先以少量合成或非敏感資料試行，再逐項核對來源、填寫位置及儲存後的內容；示範成功不代表可直接套用於其他情況。

可直接複製以下提示詞，連同原表及填寫說明使用：

我需要填寫附上的原始 PDF 表格。請先分析原表，不要填資料、不要重新設計或生成另一張表。

逐項列出所有需要填寫的空格、checkbox 及選項，建立一張表：
field_id｜PDF 實際頁碼｜原欄位標籤｜欄位用途｜格式／字數／分行要求｜是否必填｜條件限制｜原 PDF 內部欄位名稱（如能讀取）

field_id 請由 F01 開始。PDF 實際頁碼由檔案第一頁算第 1 頁；不要把頁面印刷頁碼當成檔案頁碼。

欄位用途及限制只按原表和附上的填寫說明判斷。沒有寫明的要求標示「未說明」，看不清的標示「待核」，不要自行補出規則。

把簽名、聲明及需要本人確認的欄位另外標示。不要代簽、不要替我作聲明。

最後說明：你能否讀取此 PDF 的互動欄位？能否直接編輯並另存這個原 PDF？若只能閱讀，請如實說明。

拿到清單後，對着原表逐項看一次。NM1 的「公司名稱」、「承按人或承押記人」與「提交人資料」屬於不同角色；不能把文件裏最常出現的公司名稱全部填上。同樣，「文書設立日期」不能直接拿文件掃描日期代替。若第一步已認錯欄位，之後找得再準，也會填錯地方。

3. 第二步：從長文件找證據，不只要一個答案

接着在公司准許使用的 Microsoft 365 Copilot Chat 開啟對話，按 Add and manage sources → Upload images and files 加入來源文件及已確認的欄位清單；OneDrive 文件可用 Attach cloud files。這是 Microsoft 現行官方操作說明列出的入口，實際選項受帳戶及公司設定影響。客戶文件如涉及個人或商業機密，先按公司資料處理要求決定可以使用的內容範圍。若公司帳戶沒有相應附件功能，使用管理員核准的文件分析入口，不要直接轉到私人帳戶上載。

面對 100 頁以上文件，先利用目錄、章節標題及搜尋字詞找相關頁面。例如找承押記人，可先找文書的當事人名稱及地址段落；提交人聯絡資料則可能在另一份已確認的提交指示中。每個欄位都要附證據，才知道 AI 是找到資料，還是根據上下文猜測。

要求輸出的對照表至少包括：

以下是第二條提示詞（v2，2026 年 10 月 2 日修訂）。附件過多或內容太長時，可按章節分批處理，每批沿用同一張欄位清單。若把原檔第 41–60 頁拆成一份，記錄「分檔第 1 頁＝原檔第 41 頁」；同時帶上相關定義、修訂及附錄，避免只取到舊值。來源版本本身混亂時，可先參考公司文件分類、改名與歸檔方法。

請按已確認的 field_id 清單，從本次附上的來源文件找出擬填資料。
這一步只建立「填表資料對照表」，不要寫入 PDF，也不要生成新表格檔代替原表。

每列輸出：
field_id｜來源欄位原值｜擬填值｜必要格式轉換及理由｜來源檔名｜文件日期／版本｜PDF 實際頁碼｜頁面印刷頁碼（如有）｜支持此值的短引文｜狀態｜需要我確認的問題

規則：
1. 只抽取來源明確支持的資料；沒有找到，填「來源未提供」，不要猜測或填 N/A。
2. PDF 實際頁碼由檔案第一頁起算；如你不能可靠識別，填「頁碼待核」，不要自創頁碼。
3. 同一欄位出現不同值時，全部列出來源，狀態標「資料衝突」。沒有明確版本取捨指示，先不要自行選一個。
4. 公司名稱、人名、身份識別號碼、地址及文書描述逐字保留來源原文，包括括號、大小寫、標點、編號及限定字眼。即使字眼看似示範標記、備註或不重要，也不得自行刪除、縮寫、翻譯、潤飾或改寫。
5. 將「來源欄位原值」與「擬填值」逐欄比較。只允許原表需要的日期拆分、地址分格及不改變內容的換行，並逐項記錄轉換理由；除此之外有字元差異，先修正或標「待核」。格式空白可調整，文字、數字及標點不可增減。
6. 如果無法確定某段括號或註記是否屬於欄位值，保留原文列入問題，交由我確認，不自行刪除。
7. 金額、日期、checkbox、容易混淆的 0/O、1/I/l 必須提醒人手核對。
8. 每個 field_id 都要有一列；找不到也不能省略。
9. 最後列出本次實際處理的文件／章節，以及仍未處理或無法讀取的範圍。不要聲稱已讀取未能存取的內容。

初始狀態一律是「待核」「來源未提供」或「資料衝突」；「已核」只由我核對原文後更改。

這次為甚麼加強「保留原文」：用戶以 Kimi 測試同一套合成文件，交回的首輪 PDF 有三個欄位省略了來源中的示範／虛構字眼；追加修正要求後，第二版的 11 個指定欄位均符合參考內容。我們已檢查兩份輸出 PDF，據此加入逐字保留及儲存後比對要求。這是一次修正過程的紀錄，未檢查完整 Kimi 對話，也不代表本頁新版提示詞已在新對話中重新測試。

AI 寫了來源頁碼，仍然要點回去看。文件封面、目錄和附件會令「檔案第 30 頁」與頁面印着的「第 27 頁」不同；只留下「p.27」會令覆核者找錯位置。

4. NM1 實例：先分清角色，再處理多個版本

我們準備了一份 100 頁的虛構來源文件，以官方 NM1 作填寫基底。下面的頁碼是 PDF 檔案從第一頁開始計算的實際頁碼。本例來源對照標示「作者核對合成資料」；它沒有經人類法律覆核，也不是可提交的表格。你做真實工作時，仍要完成上面提示詞要求的人手核對，才把狀態改成「已核」。

先看 NM1 第一頁的三個位置。「公司名稱」填的是本表所指的公司；第 3 部分填「承按人或承押記人」的名稱與地址；頁底「提交人資料」又是另一組聯絡資料。這些角色不能只靠「誰的名字在 PDF 出現最多次」決定。

其中一個陷阱在地址：第 18 頁仍有舊地址，第 34 頁則明確說明新的承押記人地址取代舊記錄。我們選第 34 頁，依據是這項取代指示，不是因為它在較後頁，便當作較新資料。而這個地址只屬於第 3 部分的承押記人，不能移去當第 1 部分公司的地址。

另一個陷阱在佣金：第 72 頁草稿寫 HKD 12,000，第 83 頁寫 HKD 12,800，第 89 頁仍未釐清。第 5 項本身亦有適用條件，不能只見到「commission」便填入。因此這一項保持留白，兩個數值及適用性都留在待核清單；不讓 AI 自行選較高、較低或較後出現的數字。示例亦沒有提供可用的商業登記號碼，所以該欄留白，不生成一個看似真實的編號。

再看三種常見情況：

• 來源沒有電話號碼：記錄「來源未提供」，不要把電郵簽名、相似公司的網站電話當成申請人已確認的資料。
• OCR 把 0 讀成 O：回到原頁放大看。無法辨認便請文件提供者確認，不要讓 AI 按號碼長度猜字元。
• 地址太長或分格要求不同：本例的 Unit 1208, 12/F 放第一格，大廈名放下一格，再依次放街道、地區及國家／地區。不要把整段塞進第一格，再刪掉放不下的樓層或單位。

日期拆成三格、地址拆成五格後，上述內容合共對應 11 個原 PDF 欄位。本例所有填值用英文，與文書描述一致；NM1 須知要求填寫語文一致，中文則使用繁體。文書描述這次只照錄明確標成虛構的來源文字；真實案件涉及如何概括文書、押記含義及款額適用性，不能靠 AI 生成一段合理文字便視作已核對。簽名、簽署資格及簽署日期，也不由示例代填。

5. 第三步：核對後，真的填回原 PDF

當你已把可用資料標為「已核」，就可以寫入原表。可以選擇自己用 PDF 工具填寫，也可以交給具備檔案編輯能力的工具。兩條路使用同一份已核對資料，差別在於誰負責把字放進去。

做法 A：不用寫程式，在免費 Acrobat Reader 填 NM1

用 Adobe Acrobat Reader 開啟官方 NM1 的工作副本，直接點「公司名稱」的原有輸入格，從已核對的資料表複製對應值。用滑鼠點下一格，或按 Tab 移到下一欄；每次都確認畫面上的欄位標籤。先填一格，以「Save As／另存新檔」保存，關閉並重開，確認內容能保留，才繼續其他已核對的欄位。

若換成另一份沒有互動欄位的平面 PDF，可使用「Fill & Sign／填寫和簽署」在原有空格上加入文字，再調整位置與大小；checkbox 則加上合適的勾選或交叉標記。介面名稱會隨版本及語言略有不同。NM1 已有可填欄位，本例直接使用原欄位，不需要重排頁面或另做一張新表。

上述互動欄位輸入及另存可用免費 Reader；無需為已有欄位的 NM1 使用付費「Prepare Form」重造欄位。Adobe 官方 Reader 填表說明亦列出 Tab／Shift+Tab、平面表格加字及另存做法。

完成後另存新檔，例如 原表名稱_filled_review.pdf。簽名與聲明欄位交由相應人士處理；不要讓 AI 生成簽名圖像代替本人簽署。

做法 B：讓具檔案編輯能力的工具填

若同一版本表格經常重複填寫，可把「原 PDF + 已核對資料表」交給具有程式或 PDF 編輯能力的工作環境。互動表格要填既有內部欄位；平面表格則可按原頁固定位置疊上文字。後者需要先定位座標及試填，不能只憑欄位名稱猜位置。

這種做法適合已固定的表格版本及重複工作；一般 Copilot Chat 介面不一定提供相同的 PDF 寫入工具。本次示例使用 Python 把經作者比對的虛構資料寫進官方 NM1 原有欄位，沒有在 Copilot 介面測試自動填 PDF，也沒有把一般聊天對話描述成已具備這項操作能力。

以下第三條提示詞，適用於這個階段：

請先確認你是否具有實際編輯、儲存 PDF 的工具。若沒有，只交回待填清單及操作指引，不要宣稱已完成 PDF。

任務：用附上的原始 PDF 作基底，另存一份填妥的工作副本。
唯一填寫依據是附上的「已核對資料表」；只寫入狀態為「已核」的值。

要求：
1. 保留原 PDF 的頁數、頁面尺寸、旋轉方向、原有文字、線框及順序；不要重新生成表格，不要轉 Word 再另存 PDF。
2. 若有互動欄位，按確認的內部欄位名稱寫入並保留互動性。若是平面表格，先確認原欄位所在位置，再在原頁疊加文字；不得遮蓋原表標籤。
3. 日期及 checkbox 嚴格按原表要求。內容放不下或格式不確定時，停止填該欄，列入待核；不要截斷或自行改寫。
4. 「來源未提供」「資料衝突」「待核」的欄位保持原樣，不要把這些狀態文字印在表格空格內。
5. 不處理簽名、不替本人確認聲明、不解除 PDF 的編輯或簽署限制。
6. 逐字使用已核對資料表的值，保留括號、大小寫、標點及限定字眼，不因看似示範或備註而刪減。只採用資料表已記錄並獲確認的格式轉換；不能為了放進格內自行縮寫。
7. 先輸出試填頁讓我檢查位置，再依確認結果完成工作副本。
8. 儲存後重新開啟輸出，逐欄列出「來源欄位原值 → 已核對的擬填值 → PDF實際儲存值 → 畫面顯示內容」，檢查有沒有遺漏或改寫。對互動表格，如工具支援，同時核對欄位資料及頁面顯示，不能只見到畫面就假定值已正確保存。
9. 如發現未經確認的差異，修正受影響欄位、另存並再次核對；無法可靠修正便還原該欄為原表狀態並列入待核，不把錯誤值當完成。不能讀回或渲染的檢查必須寫「未能驗證」。

交付：PDF 工作副本、逐欄來源／擬填／實際儲存及顯示對照、已修正差異、未填／待核清單。
請列明實際做過的檢查；沒有能力執行的檢查要說明，不要把提示詞中的要求當成已完成的結果。

能下載到一份 PDF，只表示有檔案輸出。還要確認它確實沿用原表、值放對位置，以及其他 PDF 閱讀器也能顯示填入內容。最簡單的起步方式，是先拿一頁、兩三個欄位試行，確認整條路走得通，再處理全表。

6. 完成後，逐項做這 10 個檢查

1. 版本正確：使用的是指定原表版本，原始空白檔仍然保留。
2. 頁面一致：原表和工作副本的頁數、尺寸、方向按預先確認的範圍保留。本例保留官方下載檔全 10 頁作技術比對；正式遞交需要哪些頁及續頁，另按原表要求確認。
3. 底稿保留：原有標題、聲明、說明文字、線框及欄位標籤沒有被改動或遮住。
4. 一格一對：按 field_id 對照檢查，沒有把公司、承押記人與提交人的名稱或地址混填。
5. 每值有據：每個已填值都能返回來源檔、版本、實際頁碼及支持原文。
6. 格式正確：日期次序、號碼前導零、貨幣及單位符合原表要求。
7. 選項正確：按原表實際選項或刪選方式核對。NM1 的身份選擇不是一般 checkbox；本例沒有操作這些原有控制，不代表已確認簽署身份。
8. 文字完整：地址與長名稱沒有截斷、重疊、超框或細到難以閱讀。
9. 留白有原因：未確認的格子保持原樣，另有待核清單，沒有偷偷填入推測值或 N/A。
10. 重開仍可見：另存後關閉重開，查看列印預覽或另一個 PDF 閱讀器；簽名和正式提交仍交由獲授權人士處理。

如果工作量大，固定用同一套表格版本，才值得進一步建立可重用欄位對照及自動填寫流程。表格換了版本，即使只是加一行，平面表格的填字位置也可能要重新確認。

AI 可以協助縮窄搜尋範圍、整理證據、處理重複輸入；可靠的交付則來自每一格有來源、每一個例外被保留，以及最終確實填在原表上的檢查。由一份文件、一頁表格開始做通，會比一次要求「讀完幾百頁全部填好」更容易知道問題出在哪一步。

7. 下載同一套練習，先試填第一頁

使用提醒：下載的提示詞是練習起點；更換 AI、表格或來源文件後，請先調整要求並重新試填、核對結果。

下載完整 AI 自測包 v2（ZIP）：包含離線操作說明、100 頁合成來源、官方原表、一次完成及分步提示詞、測試紀錄、參考答案與本地程式。解壓後開啟 index.html 即可依次練習。

若想直接用你選擇的 AI 測試，先開一個新對話，只提供兩份輸入 PDF，再貼指令；完整套件含參考答案，不要整包交給受測 AI。

1. 只含兩份輸入 PDF 的 ZIP；也可分別下載 100 頁合成來源及 NM1 空白原表。工具不支援 ZIP 時，解壓後逐份上載 PDF。
2. 一次完成提示詞 v2（TXT）：適合已有 PDF 編輯及輸出工具的 AI 環境；要先核對抽取資料才准許填表，改用分步人手核對提示詞 v2（TXT）。
3. 先保存 AI 的首次輸出，自己重開核對，完成後才看填寫參考 PDF及完整包內的答案。把資料抽取與真正填回原表分開記錄。

新版提示詞已加強逐字保留及儲存後比對，但尚未在全新對話重測。先自行核對公司、承押記人及五格地址，再打開結果檔比較；不用接觸真實客戶文件，就能練習整條流程。

練習套件把互動欄位填寫與平面原頁疊字分開，並附本地程式。兩種結果均是技術示範，未簽署、未遞交，也沒有聲稱在 Copilot 帳戶完成抽取或自動填寫實測。

官方來源與實作範圍

本文於 2026 年 10 月 2 日讀取以下官方資料。NM1 以當日下載原表為例，實際使用前應從官方取得適用版本。

• 公司註冊處：NM1 原表與填表須知
• Microsoft：Copilot 支援的文件格式
• Microsoft：把文件加入 Copilot Chat
• Microsoft：文件長度如何影響回應
• Adobe：Reader 填寫互動式及平面表格
• Adobe：免費 Acrobat Reader 的功能
• Adobe：識別掃描文件的文字

本地實作驗證的是「將來源對照中的合成值寫入原 PDF 及檢查結果」。Copilot／Reader 的操作依據來自官方說明，沒有登入帳戶作端到端測試；本文不列準確率或節省時間數字。